اقام قسم التسجيل وشؤون الطلبة في الجامعة التكنولوجية ورشة عمل تدريبية بعنوان معايير الجودة في سجلات الدرجات الرئيسة واسلوب املاءها يوم الثلاثاء 2/7/2019 في قاعة المؤتمرات في قسم الهندسة المدنية بحضور رئيس الجامعة ا.د عماد حسين مرزه الحسيني ومساعده للشؤون العلمية ا.د علاء عبد الحسن عطية وعدد من رؤساء الاقسام العلمية ورؤساء اللجان الامتحانية ومدراء التسجيل في كافة الاقسام العلمية ومسؤولي الشعب وموظفي قسم التسجيل وشؤون الطلبة .

واكد رئيس الجامعة عن اهمية سجلات الدرجات البالغة لكونها تمثل توثيق خلاصة جهود الطلبة خلال سنوات دراستهم والتي يترتب عليها حقوق معينة وينبغي ان تتحقق فيها معايير الدقة والنزاهة والاعتمادية ويجب اتخاذ التدابير اللازمة لتحقيق هذه المعايير من خلال حسن اختيار اللجان الامتحانية واتباع السياقات الصحيحة في اجراءات اللجنة الامتحانية في توثيق الدرجات واللجنة التدقيقية في تدقيق صحة وسلامة اجراءات اللجنة الامتحانية وكذلك يجب اتخاذ التدابير اللازمة لتامين حماية السجلات من التلف ومنع التلاعب فيها ..

وتمركزت محاور الورشة التي ادارها مدير قسم التسجيل وشؤون الطلبة د سؤدد عصام يونس على المحاور الاتية :

المحور الاول: انواع سجلات الدرجات واهمية تنظيم السجل اليدوي باعتباره الاساس مع مواكبة التطور بتنظيم سجل الدرجات الالكتروني واهمية ان تجري اجراءات التوثيق للدرجات بالسجلين احدهما بمعزل عن الاخر واجراء عملية تدقيق متقاطعة للتأكد من سلامة اجراءات التوثيق وتم التطرق في هذا المحور الى ان سجل الدرجات يكون مطبوعا بالحاسبة ويحتوي على اسماء الدروس واسم استاذ المادة وعدد الوحدات واسماء الطلبة التي يجب ان تكون رباعية وتتطابق مع الاسماء الموجودة لدى التسجيل ويتضمن كذلك حقول لتثبيت درجات السعي السنوي والامتحان والمجموع لكل مادة دراسية ولدورين.

المحور الثاني : تمركز حول الية املاء سجلات الدرجات حيث يتم تدوين درجات السعي السنوي والامتحان ومجموع الدرجات لكل مادة دراسية ولكل طالب بالقلم الرصاص وبعد اكمال عملية التدقيق يتم تحبيرها باللون الاسود وتأشير الدرجات دون درجة النجاح بوضع خط احمر تحتها ...ويجب ثبيت قرار مجلس القسم (الكلية) باضافة درجات المساعدة ومقدارها ورقم الجلسة وتاريخها على كل صفحة من صفحات السجل الذي يجب ان ترقم صفحاته..

وتم التاكيد على وجوب تدوين الاوامر الادارية الصادرة بتاجيل الدراسة او الرسوب بالغياب والحالات الاخرى مثل الغياب عن الامتحان وعدم ترك الحقول فارغة ويجب مراعاة تطبيق التعليمات الواردة في دليل ادارة اللجان الامتحانية من حيث الالوان المستخدمة في التوثيق وعدم الاجتهاد في استخدام الالوان. كما اكد مدير التسجيل على وجوب عدم استخدام الحبر الابيض او الحك في تعديل اي بيانات في السجلات وان يجري كبس السجلات حراريا بعد عملية التوقيع من قبل المعنيين.

المحور الثالث: التأكيد على اهمية تنظيم بطاقة الخريج وتفعيل العمل بها والتي تحتوي على سجلات درجات الطلبة المتخرجين سنويا بعد تطبيق التعليمات الخاصة بالدرجات وحساب المعدل التراكمي وسيرة الطالب الدراسية من سنة قبوله وحتى تخرجه وتسليمها الى التسجيل.

المحور الرابع: تم استعراض الملاحظات التي تم تاشيرها من قبل اللجنة الامتحانية المركزية المشكلة  لتدقيق اجراءات التوثيق في سجلات الدرجات لدى اللجان الامتحانية في الاقسام العلمية واكد السيد مدير التسجيل على ضرورة ان تعمل اللجان الامتحانية على تلافيها مستقبلا.

وفي نهاية الورشة تم عمل حلقة عمل لكل قسم علمي لاملاء نموذج سجل درجات افتراضي وتزويد هذه الحلقات  بسجلات درجات ثانوية لثلاثة طلاب ولاربع مواد دراسية  فيها جميع الحالات النجاح من الدور الاول بقرار او بدونه والنجاح من الدور الثاني بقرار او بدونه والاستيفاء من سنة الرسوب بدوريها لغرض حساب المعدل لكل طالب بعد تطبيق درجة قرار باضافة 5 درجات لاحد الدورين او كليهما وقد سلمت النماذج بعد املاءها الى مدير الورشة لغرض اجراء عملية التقييم لها.