بأشراف مباشر من قبل السيد رئيس الجامعة التكنولوجية المحترم
مركز تقنية المعلومات والاتصالات يقيم ورشة عمل في "الأرشفة الالكترونية"
 

اقامة مركز تقنية المعلومات والاتصالات في يومي 26-27/10/2011 ورشة عمل في
"الارشفة الالكترونية" وذلك بأشراف مباشر من قبل السيد رئيس الجامعة (أ.د.امين دواي ثامر) المحترم وبحضور السيد مساعد رئيس الجامعة للشؤون العلمية (أ.د.محمد يحيى جاسم) المحترم.

جاءت الورشة انسجاماً مع خطوات الجامعة الرامية لتعزيز المكانة العلمية للجامعة، وانسجاماً مع التعليمات المركزية والمتعلقة بالحفاظ على الأرشيف الورقي والتحول الى استخدام الارشيف الالكتروني للاتجاه نحو تحقيق مفهوم الإدارة الالكترونية.

وقد ضمت الورشة تدريب السادة مدراء الشعب الادارية واحد الموظفين المتميزين بالادارة في الاقسام العلمية كافة حول كيفية ارشفة اضابير منتسبي اقسامهم بالاضافة الى ديمومة عملية الارشفة، مع الاشارة بأن المرحلة الحالية تعتمد على ارشفة اضابير المنتسبين كوسيلة للحفظ وان الجامعة في صدد الانتهاء من دمج نظامي الافراد والارشفة الالكترونية في نظام واحد مبنى بلغة Oracle لتكون الفائدة اكبر. وقد بلغ عدد المشاركين ( 28 ) مشارك في الورشة.

وقد ضمت الورشة المحاضرات التالية:

يوم الاربعاء-26/10/2011	المحاضرة الاولى: مقدمة عن الارشفة الالكترونية في الجامعة التكنولوجية.	التفاصيل
	المحاضرة الثانية: التحول من الارشفة الورقية الى الارشفة الالكترونية.	التفاصيل
يوم الخميس -27/10/2011	المحاضرة: تطبيق عملي للارشفة الالكترونية وعملية ارشفة اضابير منتسبي الجامعة.
	1- شرح و تطبيق عملي عن كيفية استخدام و تنصيب الCannon DR 2010 Scanner	التفاصيل
	2- شرح و تطبيق عملي عن آل Adobe Acrobat Reader Version 6( اغلب الأدوات الموجودة والتي تعتبر من الأشياء المهمة في أرشفة الوثائق )	التفاصيل

كما وتطرقت الورشة الى توضيح المراحل الاساسية لانجاز العمل الارشيفي، وعوامل انجاح عملية الارشفة الالكترونية ومعوقات استمرارها. بالاضافة الى التطبيق العملي واستخدام اجهزة الارشفة السريعة (High Speed Scanners).
 

وقد تم خلال الورشة التأكيد على التوصيات التالية:
1- إكمال أرشفة أضابير منتسبيكم من التدريسيين و الموظفين الذين تمت أرشفة أضابيرهم و اعتماد الملفات الالكترونية لأضابيرهم والتي تم تزويد الاقسام بها كأساس لعملية التحديث.
2- تسمية ممثلي الاقسام كأعضاء ارتباط بين مركزنا مركز تقنية المعلومات والاتصالات – شعبة الإدارة الالكترونية و الأقسام العلمية لأجل التواصل نحو ديمومة عملية الارشفة و تحديث البيانات .
3- تزويد مركز تقنية المعلومات والاتصالات بكشوفات أسماء منتسبي الاقسام الذين لم تتم أرشفة أضابيرهم لحد ألان لأجل أرشفتها.
4- اعتماد المواصفات الفنية و التي تم التطرق اليها في ورشة العمل والتي تتعلق بمواصفات سحب الوثيقة ( الدقة,التدرج اللوني , امتداد الملف) مع التأكيد على الاحتياطات المتعلقة بالنسخ الاحتياطي و أمنية البيانات.
5- التأكيد على الإجراءات الواجب إتباعها قبل إجراء عملية الأرشفة المتعلقة بفحص محتوى الاضبارة الورقية و ترقيم الوثائق والكتب الرسمية فيها ... و التي تم التطرق فى ورشة العمل .
6- التأكيد على الجودة العالية للوثائق المسحوبة و على ان تكون مطابقة للنسخة الأصلية بأقل تقدير.
7- التأكيد على المفاهيم المتعلقة بتصنيف وفهرسة وترميز الوثائق والتي تم بحثها في ورشة العمل كأساس منهجي نحو تحقيق مفهوم الرشفة الالكترونية

ومن الجدير بالذكر ان مركز تقنية المعلومات والاتصالات باشر منذ عام 2008 بأرشفة أضابير منتسبي الجامعة من تدريسيين وموظفين حيث تمت عملية الأرشفة على مرحلتين، وكالتالي:
المرحلة الأولى خلال عامي 2008 و 2009: حيث تم ارشفة اضابير 3074 من تدريسي وموظفي الجامعة.
المرحلة الثانية خلال عامي 2010 و2011: حيث تم ارشفة اضابير 464 من المنتسبين المتعينين الجدد.