يضم القسم الملاكات المبينة أدناه :
• المدير :هو المسئول عن أدارة شؤون قسم الأقسـام الداخلية
والإشراف على شؤون الطلبة الخدمية والسكنية واحتياجاتهم و حل كافة
المشاكل .
• معاون ومعاونة مدير قسم الاقسام الداخلية
1-يعاون المدير في ادارة الاقسام وحسب الصلاحيات الممنوحة له ووفق
الواجبات المناطة به ومتابعة تنفيذ القرارات والتوجيهات الادارية
2- زيارة الأقسام الداخلية للطلبة بشكل دوري للوقوف على مستوى
الخدمات وانضباط الموظفين والحرس ومتابعة قيام إدارة مجمعات
الأقسام الداخلية بواجباتها بصورة صحيحة
3-المتابعة مع مسؤولي الشحن وأمناء المجمعات في الأقسام لتشخيص
المشاكل الخاصة بالطلبة وإيجاد الحلول المناسبة لها
4-المسؤولية المباشرة في معالجة الامور الفنية في اقسام الطلبة
والتوجيه بمتابعة المشاكل والمعوقات والإشراف على صيانة مرافق
الأقسام الداخلية
5-متابعة شؤون الموظفين والمشرفين وعمال الخدمة بشكل مباشر
والتوجيه بتشكيل اللجان التدقيقية المختلفة
• السكرتارية:مسؤولة عن استقبال الضيوف والمراجعين ويكون حلقة
الوصل ما بين السيد المدير والسيد المعاون وبقية المنتسبين والطلاب
.
• شعبة الحسابات وتضم:
1- وحدة موارد الصندوق والمنح وتتولى المهام التالية:
أ-قبض وايداع ايرادات صندوق دعم الاقسام الداخلية وفق قانون رقم
(7) لسنة 2012.
ب-مسك السجلات المحاسبية الخاصة بالصندوق.
2-وحدة المصروفات والاعتماد المالي ومهامها:
أ-تنظيم كافة المستندات والصكوك ومتابعة تسوياتها القديمة.
ب-مسك السجلات المحاسبية الخاصة بالمصروفات.
ج-اعداد وتنظيم وتسوية كافة السلف المستديمة والمؤقتة وغيرها.
3وحدة الموازين ومهامها:
أ-اعداد ميزان المراجعة الشهرية واعداد كشف المصرف.
ب-اعداد ميزان مراجعة الحسابات الختامية.
ج-ارسال الموازين والحسابات الختامية الى الرقابة والتدقيق الداخلي.
4-وحدة الحسابات الختامية ومهامها:
أ-اعداد الحسابات الختامية في نهاية كل سنة مالية.
ب-مراجعة المصروفات والاعتماد المالي.
ج-اعداد الكشوفات فيما يتعلق بالإيرادات والامانات في نهاية السنة
المالية وحسب الضوابط المعمول بها.
د-مراجعة حسابات وحدة الصندوق.
الشعبة القانونية والادارية: وتضم
1-وحدة الشؤون القانونية والموارد البشرية تتولى هذه الوحدة المهام
التالية
اعداد محاضر اللجان التحقيقية او اللجان التدقيقية او لجان
الانضباط الخاصة بطلبة الاقسام الداخلية او الموظفين الذين يتم
اتخاذ الاجراءات القانونية بحقهم ومتابعة الامور القانونية الخاصة
بالقسم وأداء المشورة القانونية فيما يتعلق بشؤون الاقسام الداخلية
لاتخاذ القرارات المناسبة او اعطاء الصفة والغطاء القانوني لبعض
القرارات التي يتخذها مدير القسم وكذلك تعني بالموارد البشرية التي
من شانها:
أ-تنظيم وإدامة اضابير الموظفين على الملاك الدائم والعقود والأجور
اليومية.
ب-ادارة ومتابعة المعاملات الرسمية الخاصة بمنتسبي الاقسام وتحرير
الكتب والمخاطبات الخاصة بها.
ج-متابعة الاجابة على الكتب الرسمية بالتنسيق مع باقي الشعب
الإدارية ووفق التوقيتات الزمنية المحددة.
2-وحدة قاعدة البيانات والارشفة الالكترونية وتتولى المهام التالية:
أ-اعداد قواعد معلوماتية عن كل ما يخص الاقسام الداخلية من حيث (الموظفين
والعاملين والموجودات والأبنية وأعداد الطلبة وإجراء التحديث
الدوري عليها.
ب-الارشفة الالكترونية للكتب الرسمية والمخاطبات.
ج- تصميم وتنفيذ الانظمة.
د- تطوير البرامج التشغيلية الخاصة بالقسم.
3-وحدة الصيانة والورش الفنية والمخازن والتجهيزات ومن مهامها:
أ-صيانة وإدامة كافة الاجهزة والأثاث والمعدات الكهربائية المختلفة
في جميع الاقسام الداخلية.
ب-الكشف الدوري لغرض مراجعة الاعطال في جميع المرافق الخدمية
والصحية بالأقسام الداخلية
ج-الصيانة الدورية للمولدات.
د-انجاز اعمال الحدادة والنجارة والأعمال الحرفية الاخرى داخل
الورش المخصصة لهذا الغرض.
ه-انجاز اعمال الصيانة الدورية لأجهزة التبريد والثلاجات.
و- تنفيذ وتجهيز المواد في الكشوفات الهندسية كالأبواب والشبابيك
وغيرها لتقليل كلف الشراء.
ز-ادارة حركة الاليات التابعة للأقسام الداخلية وتوجيهها بما يخدم
ديمومة العمل.
ح-متابعة انجاز معاملات تجهيز وقود المولدات الكهربائية مع شركات
تجهيز المنتجات النفطية والإشراف على التجهيز.
ط-تجهيز الاقسام الداخلية بالوقود الكافي من (الغاز السائل) والنفط
الابيض ومتابعة ايصالها الى مجمعات اسكان الطلبة.
ي- التنسيق مع الدائرة الهندسية للجامعة في حال وجود صيانة وترميم
ابنية الاقسام الداخلية وكذلك الابنية التي يتم استئجارها
والمشاركة في وضع التصاميم الهندسية
وكذلك تعني هذه الوحدة بكل ما يتعلق بالأثاث والأجهزة والمعدات
الخاصة بالأقسام الداخلية من خلال الادخال المخزني وحفظها بشكل
منظم ووفق اساليب الخزن الرسمية الصحيحة لتسهيل عملية الادخال
والإخراج المخزني وكذلك اجراء عمليات الجرد الدورية او الفصلية او
الجرد السنوي ويتم اعتماد السجلات النظامية في عمليات الادخال
والإخراج المخزنية ومتابعة هذه السجلات بشكل مستمر.
ك- الاشراف على ادخال وإخراج مواد الاقسام الداخلية من والى
المخازن التابعة للأقسام الداخلية.
ل-الاشراف والمتابعة على صرف المواد المستلمة من قبل الادخال
والاخراج المخزني.
م- الاشراف والمتابعة على الاثاث والمواد المستهلكة الموجودة في
الاقسام الداخلية وكيفية سحب هذه المواد وايداعها في المخازن
المخصصة لذلك ومتابعة عمليات الحذف والشطب فيما بعد.
شعبة الاسكان وتضم:
1-وحدة اسكان الطلبة ومهامها:
أ-استقبال الطلبة المستفيدين من السكن في الاقسام الداخلية.
ب-انجاز معاملات السكن الخاصة بالطلبة عند بدء العام الدراسي
ج-استلام المستمسكات الخاصة بالسكن للطلبة وتنظيم أضابير سكنهم .
د-إصدار أوامر سكن وقتية ودائمة عند إكمال معاملة السكن
ه-إصدار براءة الذمة للطلبة عند انتهاء العام الدراسي.
2-وحدة التسجيل الالكتروني واصدار الهويات ومهامها:
أ-ادامة موقع التسجيل الالكتروني وتحديثه بالمعلومات الخاصة لطلبة
الاقسام الداخلية.
ب-ادارة التسجيل الالكتروني للطلبة.
ج-انجاز الاحصاءات الكترونيا.
د-ارشفة معلومات الطلبة الكترونيا.
ه- اصدار الهويات الخاصة بطلبة الاقسام الداخلية واستلامها نهاية
العام الدراسي وحفظها في الاضبارة الشخصية او معالجة اي امر يخص
هوية طالب الاقسام.
2- وحدة الاشراف على مجمعات الاقسام الداخلية وتتولى المهام
التالية:
أ- متابعة عمل امناء ومشرفي المجمعات كافة من حيث الالتزام
بالدوام والواجبات وتنفيذ التعليمات الخاصة بعمل الاشراف.
ب- رفع التقارير اليومية الى مدير قسم الاقسام الداخلية عن واقع
المجمعات من حيث مستوى النظافة وتوافر المستلزمات الاساسية للسكن
في المجمعات وكذلك الانجاز اليومي للصيانة والخدمات مع رفق تقارير
الحضور للطلبة بشكل اسبوعي وتسجيل الحالات الخاصة بغياب الطلبة
بشكل يومي.
ج- متابعة عمل شعبة البحث الاجتماعي في كل مجمع ورفع التقارير عن
الانجاز الحاصل فيها الى مدير الاقسام الداخلية.
د-متابعة تنظيم السجلات الخاصة بكل مجمع والتي من شانها تسهيل
اجراءات عمل الاقسام.
• شعبة الرقابة والتدقيق الداخلي:
تعنى هذه الشعبة بمراقبة وتدقيق القيود والمستندات والقوائم
والاعتمادات ومعاملات تنفيذ الالتزامات ومطابقتها للقوانين
والأنظمة والتعليمات على ان لا تتعارض مع الرقابة والتدقيق الداخلي
في رئاسة الجامعة ويكون اتصالها مباشرة بالسيد مدير القسم وتضم
الوحدات التالية:
1- وحدة التدقيق المستندي تتولى المهام التالية:
أ- تدقيق المستندات المحاسبية والصكوك.
ب- تدقيق السجلات المحاسبية الممسوكة وبشكل مستمر وتنظيم تقارير
توضح الملاحظات والتوصيات.
ت- ج-تدقيق رواتب الموظفين الدائمين والمؤقتين بالإضافة الى كافة
الاعمال الحسابية المتعلقة بالأمور المالية للصرف.
د-القيام بالجرد المفاجئ للصندوق.
ه- تدقيق وتسوية السلف المتعلقة بالصرف على احتياجات الدائرة
والأقسام وتثبيت الملاحظات عليها.
و- تدقيق وصولات بدل السكن لطلاب ومطابقتها مع الايرادات وسجل
الملاحظات.
2- وحدة التدقيق المخزني تتولى المهام التالية:
أ-تدقيق السجلات المخزنية.
ب-تدقيق الجرودات الدورية والنهائية.
ج-تدقيق الجرد السنوي للجرودات الثابتة سنويا.
• وحدة المتابعة وترتبط بمدير الاقسام الداخلية مباشرة:
أ- زيارة الاقسام الداخلية بصورة دورية للإطلاع على واقع الطلبة
وتشخيص السلبيات والايجابيات وتثبيتها في تقارير ترفع لمدير القسم.
ب- تشخيص واقع اداء المشرفين في الاقسام الداخلية ومدى التزامهم
بالدوام وأدائهم للواجبات المكلفين بها.
ث- متابعة التزام الحرس بالدوام.
ج- تدقيق سجلات المشرفين.
د- متابعة اعمال الصيانة حسب ما خطط لها.
• شعبة الارشاد التربوي :
أ-وحدة البحوث ومهامها:
انجاز البحوث النفسية والتربوية بالتعاون مع ذوي الاختصاص في
المجال التربوي من اساتذة وباحثين لصقل هذه البحوث وجعلها قابلة
للتطبيق والاستفادة منها.
ب-وحدة الانشطة والفعاليات ومهامها:
1-اعداد محاضرات شهرية للمشرفين والمشرفات والطلبة والطالبات في
الاقسام الداخلية التي من شأنها تطوير القدرات الادارية والقيادية
وكذلك دورات في الاسعافات الاولية والدفاع المدني وغيرها.
2-تنظيم نشاطات رياضية وفنية وادبية من خلال تنظيم بعض الالعاب
ومهرجانات الشعر والرسم وتشجيع الطلبة على الابداع الفني والادبي
والرياضي.
3-انجاز كراس الوقفات التقويمية وبشكل دوري
4-تنظيم نشاطات رياضية وفنية وأدبية من خلال تنظيم دوري كرة القدم
الخاص بطلبة الأقسام الداخلية ومن خلال تنظيم مهرجان شعري ومعرض
للرسم لتشجيع الطلبة على الإبداع الفني والأدبي والرياضي
5الزيارات المستمرة للأقسام الداخلية من قبل المرشد والمرشدة
التربوية ومتابعة الطلبة دراسيا وسلوكيا والوقوف على المعوقات
والعقبات والعمل على حلها
6-اعداد قاعدة بيانات للأقسام الداخلية للجامعات والهيئة من اجل
تثبيت كل البيانات والإحصائيات المتعلقة بالأقسام الداخلية
وتحديثها سنويا
7-العمل على احداث التكيف الاجتماعي بين الطلبة مع الاقليات
والطوائف المختلفة بما يساعد على النمو النفسي والاجتماعي
8-تنظيم امسيات شعرية وعقد ندوات لمناقشة مشاكل الطلبة ومواضيع
تربوية واجتماعية
9-المشاركة في المؤتمرات التي تنظمها الجامعات الاخرى ومناقشه
البحوث المنجزة من قبل الشعبة
*وحدة الاعلام وترتبط بمدير الاقسام الداخلية مباشرة ومن مهامها:
أ- نشر الاخبار لكافة نشاطات الاقسام الداخلية الفنية والادبية
والرياضية والفعاليات التي يقوم بها قسم شؤون الاقسام الداخلية.
ب-اعداد نشرات التعليمات والضوابط الخاصة بسكن الطلبة في الاقسام
الداخلية وعمل البوسترات الترشيدية التي تعنى لترشيد الماء
والكهرباء وغيرها والبوسترات الصحية ووضعها في الاقسام الداخلية.
ج-الاشراف على برنامج الترحيب واستقبال الطلبة في بداية العام
الدراسي وكذلك الاشراف على مناهج الاحتفال بالمناسبات الوطنية
والرسمية وعمل اللوحات الخاصة بكل مناسبة مع مراعاة الفترة الزمنية
لكل مناسبة